Automatización de tareas

Visión general

El módulo Tareas sirve para automatizar los trabajos recurrentes que debe realizar cualquier miembro de su equipo. Ayuda a ahorrar tiempo, elimina la necesidad de actualizaciones manuales, evita los errores de comunicación y garantiza que las tareas sean completadas a tiempo por la persona adecuada, con informes de trabajo opcionales para su verificación.

El módulo Tareas tiene dos objetivos principales.

  • Automatice los trabajos programados relacionados con una reserva (por ejemplo, limpiezas y registros).

  • Automatice los trabajos recurrentes no relacionados con una reserva o alquiler (por ejemplo, tareas administrativas o limpiezas a fondo).

  • Crear trabajos puntuales (por ejemplo, problemas de mantenimiento)

  • Asignar trabajos a un equipo o a un miembro del equipo

  • Supervisar o inspeccionar los trabajos asignados a los miembros de su equipo

  • Guarde un reportaje fotográfico/vídeo de los trabajos

 

Crear plantillas de trabajo

El primer paso para configurar su módulo de Tareas es crear las plantillas de trabajo. Una plantilla de trabajo indica qué gestiones deben realizarse para cada tipo de trabajo.

  1. Vaya a la pestaña Operations Managementy seleccione la pestaña Plantillas de trabajo.

  2. Haga clic en + Plantilla de trabajo para crear una nueva plantilla de trabajo.

  3. Haga clic en +1 Subtarea para añadir subtareas concretas a este trabajo.

  4. Haga clic en Guardar.

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Programar trabajos relacionados con las reservas

Una vez creadas sus plantillas de trabajo, puede avanzar y programar los trabajos. Algunas de las tareas están relacionadas con las reservas, lo que significa que pueden realizarse en relación con una reserva existente. Dichas tareas pueden incluir:

  • trabajos relacionados con la facturación

  • pasar las llaves al huésped

  • organizar la recepción para el registro de los huéspedes

  • servicios adicionales en el check-in

  • limpiezas posteriores a la salida, etc.

Programar un trabajo permite asignarle un equipo o un miembro del equipo e indicar la hora a la que debe realizarse el trabajo. Una vez programado el trabajo, los miembros responsables del equipo recibirán una notificación. También se les notificará cualquier cambio en la duración de la reserva (por ejemplo, entrada/salida) y también se actualizará la hora a la que debe realizarse el trabajo.

 

Trabajos recurrentes

Los trabajos recurrentes son tareas que se realizan con regularidad siguiendo un calendario establecido, lo que garantiza una ejecución coherente y eficaz. Son los trabajos que se realizan de forma recurrente y no están relacionados con las reservas. Estos trabajos recurrentes pueden incluir:

  • limpiezas a fondo que deban realizarse independientemente de que haya reservas o no (por ejemplo, limpieza de piscinas o jardines).

  • entregas semanales/mensuales (por ejemplo, lavandería, ropa blanca)

  • informes contables, etc.

 

Trabajos puntuales

Los trabajos puntuales incluyen tareas no estándar que podrían programarse normalmente a petición o informe del huésped. Los ejemplos incluyen:

  • trabajos de mantenimiento

  • servicios adicionales solicitados por el huésped

  • cambiar el código de la caja de seguridad

 

Seguimiento de mis trabajos

Operations Management permite realizar un seguimiento de los trabajos programados.

  1. Vaya a la Operations Managementpestaña

  2. Seleccione la pestaña Tareas y haga clic en Mis tareas.

  3. Verá todas las tareas que tiene asignadas: incompletas, por completar y completadas.

Aquí puede ver el nombre de la tarea, la propiedad con la que está relacionada, el estado de la reserva con la que está relacionada y el plazo en el que debe completarse el trabajo. Haga clic en Ver para ver los detalles de la tarea.

 

Completar mis trabajos

  1. Vaya a la Operations Managementpestaña

  2. Seleccione la pestaña Tareas y haga clic en Mis tareas.

  3. Cambia la pestaña a Próximas y verás todas las tareas que tienes asignadas y que debes completar.