Automatizaciones contables

El módulo de Contabilidad está diseñado para gestionar las tareas contables para usted como gestor de alquileres vacacionales, ayudándole a ahorrar tiempo y minimizar los errores humanos.

Aquí puede crear su flujo de trabajo financiero que mostrará los detalles de las ganancias para usted, sus propietarios de alquileres y otros colaboradores (por ejemplo, empresas que le prestan servicios) de las actividades de alquiler. Además, puede crear facturas, compartir detalles con los colaboradores, controlar los pagos y obtener estadísticas de contabilidad neta.

Antes de seguir adelante, tenga en cuenta que la contabilidad se basa en tres conceptos fundamentales:

  • Beneficiarios y estrategias

    Los destinatarios son todas las personas y/o empresas que deben ganar dinero con un servicio determinado, por ejemplo, reservas, servicios adicionales, tasas o impuestos.

    Tendrás que crear una Estrategia para cada uno de ellos para indicar cuánto recibe cada uno de ellos de las ganancias de cada uno de los alquileres.

  • Declaraciones y pagos

    El extracto indica el resumen de los ingresos de sus reservas durante el periodo seleccionado y para los alquileres seleccionados.

    El pago es el resultado de aplicar las Estrategias en sus Declaraciones, es decir, cuánto debe ganar cada colaborador por cada Declaración

 

Crear destinatarios y asignar estrategias

La configuración de Destinatarios y Estrategias le ofrece la posibilidad de dividir los ingresos entre diferentes entidades, por ejemplo, diferentes personas o empresas.

Normalmente, los destinatarios son:

  • gestor de alquileres o agencia de alquileres vacacionales

  • propietarios

  • personal de limpieza o empresas de limpieza externas

  • empresas de lavandería

  • empresas de mantenimiento

Cada Destinatario ganará una cantidad diferente por los distintos conceptos (por ejemplo, algunas empresas ganarán dinero del importe total de la reserva, otras ganarán dinero sólo de una parte de la reserva, por ejemplo, los gastos de limpieza). Estos importes/porcentajes se indican en la Estrategia de cada Destinatario para que el sistema sepa qué cálculos debe aplicar y, como resultado, le proporcione posteriormente la división de los Ingresos.

  1. Vaya a la Operations Managementpestaña

  2. Seleccione la pestaña Contabilidad y haga clic en Destinatarios.

  3. Haga clic en + Destinatario para crear un nuevo destinatario.

  4. Una vez creado el destinatario, cambia a la pestaña Estrategia y crea una estrategia para este destinatario.

Haga clic en el botón de abajo y siga las instrucciones detalladas para configurar destinatarios y asignarles estrategias.

 

Estrategias de la Comisión

Lamentablemente, algunos canales de reserva no revelan los importes de sus comisiones, lo que impide que estos importes se incluyan en los detalles o el desglose de la reserva. Esta falta de información repercute en los cálculos del módulo contable.

Las estrategias de comisiones permiten especificar el porcentaje que cobra el canal de ventas por cada reserva. Esta configuración se realiza individualmente para cada canal de ventas, lo que permite diferentes estrategias por canal. Una vez configurado, los importes de las comisiones calculadas se deducirán automáticamente de sus reservas en sus extractos. A continuación, los importes de las comisiones se combinarán con otras comisiones de la OTA, que figuran en la Declaración.

 

Calendario de declaraciones y pagos

El siguiente paso para automatizar su contabilidad es programar sus extractos y pagos. Debe configurar qué declaraciones deben crearse automáticamente:

  • cuándo debe generarse automáticamente la Declaración

  • periodo de validez de la declaración

  • qué propiedades deben incluirse en la Declaración

  • para qué destinatarios deben crearse los pagos

 

  1. Vaya a la Operations Managementpestaña

  2. Seleccione la pestaña Contabilidad y haga clic en Extractos programados.

  3. Haga clic en + Extracto programado.

Haga clic en el botón siguiente y siga las instrucciones detalladas para automatizar la creación de extractos de cuenta para sus destinatarios.

 

Ver extractos y pagos

Una vez que sus extractos y pagos se creen automáticamente, podrá verlos en Operations Management.

  1. Vaya a la Operations Managementpestaña

  2. Seleccione la pestaña Contabilidad y haga clic en Extractos.

  3. Haz clic en Ver. Verá los detalles del Estado de Cuenta que se ha generado de acuerdo con las Estrategias que ha configurado anteriormente. .

  4. Cambie a la pestaña Pagos de la parte superior para ver los pagos relacionados con este extracto.

  5. Haz clic en Ver. Verá los detalles del pago. Si aún no hay pagos, haga clic en Crear pago en la parte inferior y seleccione los destinatarios para los que debe crearse el pago.

 

Crear facturas

Cuando haya creado sus Pagos, podrá emitir facturas para sus proveedores de servicios:

  • crear facturas

  • descargar

  • compartir facturas

Tenga en cuenta que no puede emitir facturas para sus invitados. Aquí puede emitir facturas para sus proveedores de servicios y empresas colaboradoras.

  1. Vaya a la Operations Managementpestaña

  2. Seleccione la pestaña Contabilidad y haga clic en Pagos.

    • Si se ha generado una factura para este pago, verá el número de factura junto al pago

    • Si no se ha generado una factura, verá No en la columna Factura

  3. Haz clic en Ver. Cambie a la pestaña Factura.

  4. Proporcione los detalles de la factura y seleccione el Destinatario para el que se genera esta factura.

  5. Haga clic en Guardar.

Ahora puede descargar la factura o compartirla directamente desde Operations Management.

 

Estadísticas contables

Las estadísticas contables muestran las cifras netas que representan lo que gana cada uno de sus perceptores. Esencialmente, proporciona una visión general de los ingresos de todos los pagos registrados en el módulo de contabilidad, resumiendo los ingresos netos para sus beneficiarios.

  1. Vaya a la Operations Managementpestaña

  2. Seleccione la pestaña Contabilidad y haga clic en Dinero pagado en el tiempo.