Automatisation des tâches

Vue d'ensemble

Le module Tâches permet d'automatiser les tâches récurrentes que tout membre de votre équipe doit effectuer. Il permet de gagner du temps, d'éliminer les mises à jour manuelles, d'éviter les erreurs de communication et de s'assurer que les tâches sont accomplies à temps par la bonne personne, avec des rapports de travail optionnels pour vérification.

Le module Tâches a deux objectifs principaux.

  • Automatiser les tâches programmées liées à une réservation (par exemple, les nettoyages et les contrôles)

  • Automatiser les tâches récurrentes qui ne sont pas liées à une réservation ou à une location (par exemple, les tâches administratives, les nettoyages en profondeur).

  • Créer des emplois ponctuels (par exemple, pour des problèmes de maintenance)

  • Assigner des tâches à une équipe ou à un membre de l'équipe

  • Superviser ou inspecter les travaux confiés aux membres de votre équipe

  • Conserver un rapport photo/vidéo des travaux

 

Créer des modèles de travail

La première étape de la mise en place du module Tâches consiste à créer les modèles de tâches. Un modèle d'emploi indique les manipulations à effectuer pour chaque type d'emploi.

  1. Allez dans l'onglet Operations Managementet sélectionnez l'onglet Modèles de travail.

  2. Cliquez sur + Modèle de travail pour créer un nouveau modèle de travail.

  3. Cliquez sur +1 sous-tâche pour ajouter des sous-tâches particulières à ce travail.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

.

Planifier les tâches liées aux réservations

Une fois vos modèles de tâches créés, vous pouvez aller de l'avant et planifier les tâches. Certaines tâches sont liées aux réservations, ce qui signifie qu'elles peuvent être exécutées en relation avec une réservation existante. Ces tâches peuvent comprendre

  • emplois liés à l'enregistrement

  • transmettre les clés à l'invité

  • organiser la réception pour l'enregistrement des clients

  • services supplémentaires à l'enregistrement

  • les nettoyages après le départ, etc.

La planification d'un travail permet d'y affecter une équipe ou un membre de l'équipe et d'indiquer l'heure à laquelle le travail doit être effectué. Une fois le travail planifié, les membres de l'équipe responsable recevront une notification. Ils seront également informés de toute modification de la durée de la réservation (par exemple, enregistrement/départ) et l'heure à laquelle le travail doit être effectué sera également mise à jour.

 

Emplois récurrents

Les tâches récurrentes sont des tâches effectuées régulièrement selon un calendrier établi, garantissant une exécution cohérente et efficace. Il s'agit des tâches qui sont effectuées de manière récurrente et qui ne sont pas liées à des réservations. Ces emplois récurrents peuvent comprendre

  • les nettoyages en profondeur qui doivent être effectués, qu'il y ait ou non des réservations (par exemple, nettoyage de la piscine ou du jardin)

  • livraisons hebdomadaires/mensuelles (p. ex. linge, linge de maison)

  • les rapports comptables, etc.

 

Emplois ponctuels

Les tâches ponctuelles comprennent les tâches non standard qui peuvent être programmées généralement à la demande ou au signalement d'un client. Les exemples sont les suivants :

  • emplois dans le domaine de la maintenance

  • services supplémentaires demandés par le client

  • changer le code du lockbox

 

Suivre mes emplois

Operations Management vous permet de suivre les travaux programmés.

  1. Accédez à l'onglet Operations Managementonglet

  2. Sélectionnez l'onglet Tâches et cliquez sur Mes travaux.

  3. Vous verrez toutes les tâches qui vous ont été attribuées : incomplètes, à terminer et terminées.

Vous pouvez voir ici le nom de la tâche, le bien auquel elle se rapporte, le statut de la réservation à laquelle elle est liée et le délai dans lequel le travail doit être effectué. Cliquez sur Afficher pour voir les détails de la tâche.

 

Terminer mes travaux

  1. Accédez à l'onglet Operations Managementonglet

  2. Sélectionnez l'onglet Tâches et cliquez sur Mes travaux.

  3. Passez à l'onglet À venir et vous verrez toutes les tâches qui vous ont été attribuées et qui doivent être accomplies.