Automatisation de la comptabilité

Le module Comptabilité est conçu pour gérer les tâches comptables pour vous en tant que gestionnaire de location de vacances, vous aidant à gagner du temps et à minimiser les erreurs humaines.

Ici, vous pouvez créer votre flux de travail financier qui affichera les détails des revenus pour vous, vos propriétaires de location et d'autres collaborateurs (par exemple, les entreprises qui vous fournissent des services) provenant des activités de location. En outre, vous pouvez créer des factures, partager des détails avec des collaborateurs, suivre les paiements et obtenir des statistiques sur la comptabilité nette.

Avant de poursuivre, notez que la comptabilité repose sur trois concepts fondamentaux :

• Bénéficiaires et stratégies

  Les bénéficiaires sont toutes les personnes et/ou entreprises qui doivent gagner de l'argent grâce à un service donné, par exemple une réservation, un service supplémentaire, des frais ou des taxes.

  Vous devrez créer une stratégie pour chacun d'entre eux afin d'indiquer combien chacun d'entre eux reçoit des revenus de chacune des locations.

• Déclarations et paiements

  Le relevé indique le résumé des revenus de vos réservations pendant la période sélectionnée et pour les locations sélectionnées.

  Le paiement est le résultat de l'application des stratégies sur vos déclarations, c'est-à-dire le montant que chaque collaborateur devrait gagner pour chaque déclaration.

 

Créer des destinataires et assigner des stratégies

La configuration des destinataires et des stratégies vous permet de répartir les revenus entre différentes entités, par exemple différentes personnes ou entreprises.

En règle générale, les bénéficiaires sont

• gestionnaire de location ou agence de location de vacances

• propriétaires de biens immobiliers

• le personnel de nettoyage ou les entreprises de nettoyage externes

• entreprises de blanchisserie

• entreprises de maintenance

Chaque bénéficiaire gagnera un montant différent en fonction des différents concepts (par exemple, certaines entreprises gagneront de l'argent sur le montant total de la réservation, tandis que d'autres ne gagneront de l'argent que sur une partie de la réservation, par exemple les frais de nettoyage). Ces montants/pourcentages sont indiqués dans la stratégie de chaque bénéficiaire afin que le système sache quels calculs appliquer et, par conséquent, vous donne la répartition des recettes ultérieurement.

1. Accédez à l'onglet Operations Managementonglet

2. Sélectionnez l'onglet Comptabilité et cliquez sur Bénéficiaires.

   

3. Cliquez sur + Destinataire pour créer un nouveau destinataire.

4. Une fois le destinataire créé, passez à l'onglet Stratégie et créez une stratégie pour ce destinataire.

   

Cliquez sur le bouton ci-dessous et suivez les instructions détaillées pour configurer les destinataires et leur attribuer des stratégies.

 

Stratégies de la Commission

Malheureusement, certains canaux de réservation ne divulguent pas les montants de leurs commissions, ce qui empêche ces montants d'être inclus dans les détails de la réservation ou dans la ventilation. Ce manque d'information a une incidence sur les calculs effectués dans le module de comptabilité.

Les stratégies de commission vous permettent de spécifier le pourcentage facturé par le canal de vente pour chaque réservation. Cette configuration est effectuée individuellement pour chaque canal de vente, ce qui permet de mettre en place des stratégies différentes pour chaque canal. Une fois configurés, les montants des commissions calculées seront automatiquement déduits de vos réservations dans vos relevés. Les montants des commissions seront ensuite combinés avec d'autres commissions de l'OTA, qui sont énumérées dans la déclaration.

 

Calendrier des déclarations et des paiements

L'étape suivante de l'automatisation de votre comptabilité consiste à programmer vos relevés et vos paiements. Vous devez configurer les déclarations qui doivent être créées automatiquement :

• quand la déclaration doit être générée automatiquement

• la période de validité de la déclaration

• les biens à inclure dans la déclaration

• pour quels bénéficiaires les paiements doivent être créés

 

1. Accédez à l'onglet Operations Managementonglet

2. Sélectionnez l'onglet Comptabilité et cliquez sur Relevés programmés.

   

3. Cliquez sur + Déclaration programmée.

Cliquez sur le bouton ci-dessous et suivez les instructions détaillées pour automatiser la création de relevés pour vos destinataires.

 

Consulter les relevés et les paiements

Une fois que vos relevés et paiements sont créés automatiquement, vous pouvez les consulter sur Operations Management.

1. Accédez à l'onglet Operations Managementonglet

2. Sélectionnez l'onglet Comptabilité et cliquez sur États.

   

3. Cliquez sur View. Vous verrez les détails du relevé qui a été généré en fonction des stratégies que vous avez définies auparavant. .

   

4. Passez à l'onglet Paiements en haut de la page pour voir les paiements liés à cette déclaration.

5. Cliquez sur View. Les détails du paiement s'affichent. S'il n'y a pas encore de paiement, cliquez sur Créer un paiement en bas de page et sélectionnez les bénéficiaires pour lesquels le paiement doit être créé.

 

Créer des factures

Lorsque vous aurez créé vos paiements, vous pourrez émettre des factures pour vos prestataires de services :

• créer des factures

• télécharger

• partager les factures

1. Accédez à l'onglet Operations Managementonglet

2. Sélectionnez l'onglet Comptabilité et cliquez sur Paiements.

   

   • Si une facture a été générée pour ce paiement, vous verrez le numéro de la facture à côté du paiement.

   • Si aucune facture n'a été générée, la colonne Facture indique " Non".

3. Cliquez sur View. Passez à l'onglet Facture.

4. Indiquez les détails de la facture et sélectionnez le destinataire pour lequel cette facture est générée.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez maintenant télécharger la facture ou la partager directement à partir de Operations Management.

 

Statistiques comptables

Les statistiques comptables affichent les chiffres nets représentant ce que gagne chacun de vos bénéficiaires. Il fournit essentiellement une vue d'ensemble des revenus provenant de tous les paiements enregistrés dans le module de comptabilité, en résumant le revenu net pour vos bénéficiaires.

1. Accédez à l'onglet Operations Managementonglet

2. Sélectionnez l'onglet Comptabilité et cliquez sur Argent payé au fil du temps.