Automatisation de l'enregistrement

Le module Guests permet de faciliter le processus d'enregistrement de vos invités grâce à des communications automatisées. Oubliez l'envoi de courriels et de rappels interminables à vos invités avant leur arrivée et laissez-les s'enregistrer facilement sans votre aide.

Ce module offre les caractéristiques suivantes :

  • Formulaire de pré-enregistrement

  • Portail des invités

  • Guides des invités

 

Configurer le pré-contrôle dans le formulaire

Le formulaire de pré-enregistrement sert à recueillir les coordonnées de l'invité et les informations relatives à son arrivée. En remplissant le formulaire de pré-enregistrement, les invités confirment leur identité et accèdent au portail des invités.

 

Vous devez activer le formulaire de vérification préalable dans l'onglet Operations Management.

  1. Accédez à l'onglet Operations Managementonglet

  2. Sélectionnez les Invitéset cliquez sur le formulaire de pré-enregistrement.

  3. Si le formulaire de pré-enregistrement est désactivé, vous pouvez l'activer en sélectionnant : Paramètres recommandés ou Paramètres personnalisés.

  4. Parcourez la liste et décidez des informations à recueillir auprès de vos invités via le formulaire de pré-enregistrement.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

 

Configurer le portail des visiteurs

Avec le portail Guest, vous pouvez automatiser le partage des informations sur la propriété avec le client. Grâce à ce portail, vous pouvez gagner du temps et éviter les erreurs humaines potentielles lorsque vous partagez des informations avec vos invités. Les détails suivants seront disponibles pour votre invité (seulement après qu'il ait rempli le formulaire de pré-enregistrement).

  • l'adresse de la propriété avec un lien vers des cartes

  • numéro de téléphone du contact

  • les détails du Wi-Fi (facultatif)

  • numéro de téléphone de l'entretien (facultatif)

  • brève présentation de votre agence

  • les informations relatives à l'auto-enregistrement, y compris une description et le code de la boîte à clé (facultatif)

  • statut du paiement de la réservation

  • Guide de l'invité

Les invités auront accès à ces informations après avoir rempli le formulaire de pré-enregistrement. Après avoir rempli le formulaire, ils recevront un numéro de référence de réservation qu'ils devront utiliser pour accéder au portail des visiteurs.

 

Vous devez activer le portail des visiteurs dans l'onglet Operations Management.

  1. Accédez à l'onglet Operations Managementonglet

  2. Sélectionnez la Locationsl'onglet

  3. Cliquez sur Afficher en regard de la propriété pour laquelle vous souhaitez activer le portail des visiteurs.

  4. Sélectionnez l'onglet Portail d'accueil.

  5. Parcourez la liste et décidez quels détails doivent être inclus dans le portail des visiteurs.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

 

Mise en place de guides pour les visiteurs

Vous pouvez créer un guide d'accueil personnalisé pour chacune de vos propriétés ou appliquer le même guide pour toutes les propriétés. Le guide de l'invité sera disponible pour vos invités dans le portail de l'invité.

Voici quelques exemples de détails que vous pouvez partager avec vos invités grâce aux guides de l'invité :

  • comment accéder aux détails du bien (à l'aide de vidéos, d'images et de textes)

  • plus de détails sur la procédure d'auto-enregistrement

  • règles et normes de la maison

  • numéros de téléphone intéressants

  • Informations sur le WiFi

  • des liens vers les sites web et les contacts des restaurants ou des voyagistes locaux

  • des liens vers vos médias sociaux

  • conseils et astuces sur l'utilisation de l'équipement dans le bien immobilier

  • des conseils sur les activités à faire dans la région

 

Vous devez créer le Guide de l'invité dans l'onglet Operations Management.

  1. Accédez à l'onglet Operations Managementonglet

  2. Sélectionnez la Locationsl'onglet

  3. Cliquez sur Afficher en regard de la propriété pour laquelle vous souhaitez activer le portail des visiteurs.

  4. Sélectionnez l'onglet Guide de l'invité.

  5. Si aucun guide des visiteurs n'a encore été créé pour cette propriété, cliquez sur le bouton Afficher les actions et sélectionnez + Créer un guide.

  6. Préciser les éléments qui doivent figurer dans le guide de l'invité.

  7. Cliquez sur Enregistrer.