Traitement des réservations

Processus de réservation instantané

Rentals United vous permet de définir la politique de réservation de Vrbo pour vos annonces. Vous pouvez sélectionner le mode de réservation pour chaque ID d'annonceur Vrbo et cela affectera tous vos biens affectés à cet ID d'annonceur Vrbo. Vous pouvez choisir entre les réservations instantanées et le devis et la mise en attente. Voir ici.

Si vous utilisez les réservations instantanées, vos invités verront l'option Réserver maintenant sur le site Vrbo.

Un client accède à la page de réservation sur le site Vrbo et réserve son séjour en cliquant sur l'option Réserver maintenant.
Vrbo vérifie auprès de Rentals United si la propriété est disponible pour les dates et le nombre d'invités sélectionnés. Aucune information sur les prix n'est envoyée à Vrbo au cours du processus de réservation.
Rentals United confirme si le bien est disponible ou non.
Si la propriété est disponible à la location, l'hôte complète le processus de réservation sur le site web Vrbo en fournissant ses données personnelles.
Vrbo insère une réservation sur Rentals United.

Demande de réservation

Rentals United vous permet de définir la politique de réservation de vos annonces. Vous pouvez sélectionner le mode de réservation pour chaque ID d'annonceur Vrbo et cela affectera tous vos biens affectés à cet ID d'annonceur Vrbo. Vous pouvez choisir entre les réservations instantanées et le devis et la mise en attente. Voir ici.

Notez qu'il appartient à Vrbo d'accepter que vos biens soient sur Quote & Hold et que Rentals United n'a aucune influence sur ce point.

Lorsque la politique de réservation est définie sur Devis et mise en attente, aucune réservation instantanée n'est possible. Au lieu de cela, les clients peuvent créer une demande de réservation lorsqu'ils visitent votre propriété sur Vrbo. Vous disposez de 24 heures pour confirmer ou refuser une demande de réservation. Vous pouvez utiliser ce temps pour la vérification des invités, par exemple.

Pour Vrbo, les demandes peuvent être différenciées des pistes par le texte dans les commentaires "Ceci est une demande de réservation". Confirmez ou rejetez-la dans les plus brefs délais".

Lors de la réservation d'une propriété, l'invité verra l'option Demande de réservation sur Vrbo. Après qu'ils aient réservé votre propriété via Request to book, vous recevrez une demande de réservation à l'adresse Rentals United (elle sera marquée d'une couleur bleue). Cette réservation ne bloquera pas encore la disponibilité de votre calendrier.

Les demandes de réservation peuvent être confirmées ou refusées sur la plateforme Rentals United et via l'API. Vous pouvez consulter les instructions étape par étape sur la façon de confirmer et de refuser les demandes dans la plateforme et via l'API ici.

Lorsque vous confirmez ou rejetez une demande, n'oubliez pas que Vrbo recevra cette information lors de la prochaine synchronisation, de sorte que le changement d'état de la réservation dans Vrbo peut ne pas être instantané.

Confirmer une demande

Ouvrez Guest Planneret recherchez la demande que vous souhaitez confirmer. Les demandes ont une étiquette bleue et sont dans l'état " Demande".
Cliquez sur le bouton Accepter cette demande. Le statut devient Confirmé. La disponibilité est maintenant bloquée.
La demande devient une réservation confirmée.

Rejeter une demande

Ouvrez Guest Planneret recherchez la demande que vous souhaitez confirmer. Les demandes ont une étiquette bleue et sont dans l'état " Demande".
Cliquez sur le bouton Rejeter cette demande.
Le statut de la demande devient Rejeté.

Hôte de contact

Lors de la réservation d'un bien, l'hôte verra l'option Contacter l'hôte dans Vrbo. Vous recevrez un plomb à l'adresse Rentals United (il est marqué en bleu). Cette réservation ne bloque pas la disponibilité de votre calendrier, mais contient moins d'informations qu'une demande de réservation. Pour Vrbo, les pistes peuvent être différenciées des demandes par le texte dans les commentaires "Ceci est une piste". Vous ne pouvez ni l'accepter ni la rejeter. Veuillez encourager les clients à réserver directement sur Vrbo".

Les pistes ne peuvent être ni confirmées ni refusées. Leur but est de vous faire savoir que l'invité a essayé de vous contacter. Vous pouvez contacter l'invité via Guest Communication ou le chat sur le site Vrbo et lui demander d'effectuer une réservation via Vrbo.

Détails de la réservation

Lorsqu'une réservation est reçue, Vrbo nous fournit les données personnelles standard de l'invité (nom, prénom, numéro de téléphone, etc.) et les détails de la réservation (nom de la propriété, nombre d'invités, date, prix). Certains canaux comprennent également des informations supplémentaires. Tous ces détails sont accessibles dans Guest Planner > Big Card ou via les méthodes API utilisées pour récupérer les réservations, par exemple Pull_ListReservations_RQ.

Objet Plus d'informations

Numéro d'invité

Nombre d'animaux

Vrbo partage les informations sur :

Nombre d'adultes
Nombre d'enfants
Nombre d'animaux domestiques

Rentals United additionne le nombre d'adultes et d'enfants et présente le nombre total d'invités. Vous trouverez le nombre total de personnes dans la réservation.

Le nombre d'animaux domestiques est synchronisé et disponible via l'API Rentals United: par exemple en utilisant Pull_ListReservations_RQ...

Politique d'annulation

Vrbo ne fournit pas de politique d'annulation utilisée dans la réservation lors de l'insertion de la réservation. Toutefois, la politique d'annulation est élaborée par Rentals United sur la base des données contenues dans notre système. Notez que la limite de <PolicyText> est de 1000 caractères et que si le texte dépasse cette limite, il sera réduit.

Insertion manuelle de la réservation

Les réservations effectuées hors ligne, par exemple lors d'un appel téléphonique ou à la réception de votre propriété, peuvent être créées sur Rentals United. Les canaux de vente n'auront pas accès aux détails de cette réservation, mais ils recevront la disponibilité bloquée pour les jours réservés dans la réservation.

Vrbo n'aura pas non plus accès aux détails de cette réservation, à moins que vous ne cliquiez sur le bouton Transférer à Vrbo. Une fois que vous aurez cliqué sur ce bouton, la réservation sera copiée dans le système Vrbo. Assurez-vous simplement que vous êtes connecté à Vrbo via Rentals United, sinon cette option ne sera pas disponible.

Insertion d'une nouvelle réservation par le biais du planificateur d'invités

Allez dans l'onglet Planificateur d'invités du menu principal.
Guest Planner s'ouvre et vous pouvez voir toutes les réservations pour toutes les propriétés.
Ajoutez une nouvelle réservation en cliquant sur le bouton plus.
Saisissez les coordonnées de l'invité et cliquez sur le bouton Commencer le voyage de l'invité.
La page de détails de votre nouvelle réservation s'ouvre et affiche un bref résumé. Si vous laissez la réservation telle qu'elle est actuellement, vous la trouverez dans l'état "Demande". Vous pouvez le voir dans la barre supérieure. Il est également indiqué par le cadre bleu sous l'en-tête des détails de la réservation.
Cliquez sur le bouton Modifier la réservation dans la barre supérieure. Vous remarquerez que les détails de la réservation ont légèrement changé. Vous pouvez fournir des détails supplémentaires sur l'invité, si nécessaire. Cliquez sur le bouton Attribuer la première propriété pour sélectionner une propriété dans laquelle vos invités séjourneront.
La section Informations sur la propriété s'ouvre. Remplissez les détails de la propriété dans laquelle votre invité séjournera. Sélectionnez la propriété dans la liste déroulante, choisissez les dates et indiquez le nombre d'invités. Le prix de la réservation sera calculé sur la base des prix de l'immobilier introduits dans Étape 5: Tarif et disponibilité.
Allez dans la section Paiements et fournissez les détails de la carte de crédit de l'invité. Pour plus d'informations, voir Paiements.
Une fois que vous avez introduit des modifications, le bouton d'enregistrement situé en haut de la page est passé de grisé à actif. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.
Pour confirmer la réservation, sélectionnez le statut Confirmé dans la liste déroulante. Enregistrer les modifications.

Insertion d'une nouvelle réservation dans l'onglet Réservations

Avec Rentals United, vous pouvez insérer et gérer des réservations qui ont été faites hors ligne, par exemple lors d'un appel téléphonique ou à la réception. Vous ne devez pas gérer vos réservations hors ligne dans un site externe, mais vous pouvez les créer dans le système Rentals United et disposer de toutes les informations nécessaires en un seul endroit. Lisez la suite pour savoir comment créer une telle réservation.

Dans la plupart des cas, les canaux de vente ne recevront que les disponibilités bloquées et n'auront pas accès aux détails de la réservation. S'il est possible de transférer une telle réservation hors ligne vers un canal de vente particulier, une telle option sera affichée sur le site Rentals United. C'est possible pour Vrbo, par exemple.

Connectez-vous à Rentals United et survolez l'onglet Réservations. Sélectionnez l'option Nouvelle réservation dans la liste déroulante.
La page Nouvelle réservation s'ouvre et vous informe que le statut actuel de cette réservation est une demande. Vous pouvez déjà modifier son statut à ce stade, si vous le souhaitez. Vous pouvez également poursuivre la demande et la mettre à jour à la fin ou revenir à cet endroit à tout moment ultérieurement, comme décrit dans la section Traitement des réservations.

Contrairement aux canaux de vente, la ligne du nom du canal et le logo contiennent les données que vous avez fournies, comme décrit dans le Profil de l'entreprise. Vous pouvez facilement différencier une réservation hors ligne d'une réservation provenant des canaux de vente.
Fournir les informations personnelles de l'invité. Seuls le nom et le prénom sont obligatoires, le reste des informations est facultatif. Vous pouvez également remplir la section Commentaires, par exemple si les invités ont des souhaits ou des demandes particulières.
Si vous insérez la réservation hors ligne, vous devez facturer le client vous-même. Rentals United intégré au fournisseur de services de paiement, Stripe. Si vous utilisez Stripe, vous pouvez collecter les données de la carte de crédit de vos hôtes et les débiter automatiquement à partir de Rentals United. Pour plus d'informations, voirMes services.

Si vous n'utilisez pas Stripe, vous pouvez vous connecter à n'importe quelle autre passerelle de paiement et débiter la carte de crédit de votre hôte. Vous pouvez également facturer votre invité à son arrivée, si vous le souhaitez.
Cliquez sur le bouton Ajouter un établissement , indiquez les détails du séjour et sélectionnez l'établissement dans lequel vos invités séjourneront. Tout d'abord, indiquez la durée du séjour et, en outre, les heures d'arrivée et de départ. Cliquez sur la liste déroulante Propriété et commencez à taper le nom de la propriété. La liste filtre les propriétés correspondantes. Enfin, indiquez le nombre d'invités dans la réservation. Lors de cette sélection, Rentals United utilisera les données tarifaires disponibles sur le site Étape 5: Tarif et disponibilité de la propriété que vous avez sélectionnée et calculera le prix exact de la réservation.

Si vous estimez que certains prix devraient être ajustés ou que l'invité a des souhaits particuliers, vous pouvez modifier le prix de l'invité et le prix pour vous et mettre à jour la section " Commentaires". N'oubliez pas non plus de mettre à jour le champ Déjà payé au cas où votre invité n'aurait payé qu'une partie du prix de la réservation ou ne l'aurait pas payé du tout. Vous pouvez y revenir à tout moment et procéder à une mise à jour, comme indiqué dans la section " Traitement des réservations. Par ailleurs, si vous avez besoin de plus de détails sur les deux types de prix susmentionnés, veuillez consulter la section Composantes du prix.
Si vous ne l'avez pas encore fait, changez le statut de cette réservation de Demande à Confirmé, comme décrit dans cette étape. Si vous attendez toujours une confirmation, vous pouvez toujours y revenir plus tard.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour copier cette réservation dans le système Vrbo, cliquez sur le bouton Transférer versVrbo.

Modifier une réservation

Les modifications de réservation font référence aux changements qui peuvent être apportés au séjour réservé, par exemple sa durée, le nombre de personnes incluses, etc. Dans Vrbo, les invités ne sont pas autorisés à effectuer eux-mêmes des modifications par l'intermédiaire du canal Vrbo. En revanche, il vous incombe de modifier les réservations dans Rentals United ou dans votre PMS. Ensuite, afin de maintenir la synchronisation, Vrbo récupère toutes les réservations de Rentals United dans son système une fois par jour pour vérifier les éventuelles mises à jour.

Par conséquent, lorsqu'il est nécessaire de modifier une réservation, le client doit en faire la demande directement auprès de vous.

Note: Si vous commencez à modifier la réservation dans Rentals United, notre système recalculera automatiquement les nouveaux prix du séjour pour vous. Si vous optez pour le prix proposé, Vrbo recevra des informations sur les coûts supplémentaires inclus dans ce prix (frais et taxes). Toutefois, si vous indiquez un prix différent de celui proposé par notre système, Vrbo ne recevra que le prix total sans les frais et les taxes et, par conséquent, appliquera la majoration d'une manière différente, ce qui entraînera une légère différence de prix.

Modifier une réservation dans le planificateur d'invités

Allez dans l'onglet Planificateur d'invités du menu principal.
Guest Planner s'ouvre et vous pouvez voir toutes les réservations pour toutes les propriétés.
Recherchez la réservation ou la demande de réservation à éditer ou filtrez-la. Cliquez sur la réservation. La page Détails de la réservation s'ouvre. Vous pouvez voir dans la barre supérieure qu'il s'agit maintenant d'une demande. Il est également indiqué par le cadre bleu sous l'en-tête des détails de la réservation. Cliquez sur le bouton Modifier la réservation.
Mettre à jour les coordonnées de l'invité ou les informations sur la propriété. Vous pouvez également changer le statut de la réservation en Confirmé ou Annulé.
Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.

Note: Si une réservation est modifiée sur Rentals United, le prix est recalculé en cas de modification des données suivantes :

le nombre de personnes dans la réservation
durée du séjour
propriété

Les autres mises à jour ne doivent pas déclencher un nouveau calcul des prix.

Annuler une réservation

Les réservations peuvent également être annulées. De même que pour les modifications de réservation, dans Vrbo, les clients ne sont pas autorisés à annuler eux-mêmes leurs réservations par l'intermédiaire du canal Vrbo. C'est plutôt vous qui annulez les réservations sur Rentals United ou votre PMS. Ensuite, afin de maintenir la synchronisation, Vrbo récupère les réservations de Rentals United dans son système une fois par jour pour vérifier s'il y a des changements.

Par conséquent, lorsqu'il est nécessaire d'annuler une réservation, le client doit en faire la demande directement auprès de vous.

Veuillez noter que les annulations font partie des données suivies par l'algorithme Best Match. Vous pouvez annuler 10 % des réservations. Cela signifie que pour annuler une réservation, les 10 premières réservations doivent être acceptées. Si plus de 10 % sont annulés, vous serez pénalisé et toutes les propriétés de votre compte baisseront dans le classement.